Служебные командировки по украине. Командировочные расходы: бухгалтерский и налоговый учет Инструкции 59 о служебных командировках

Выполнение работниками трудовых обязанностей может сопровождаться командировками – именно им посвящен этот материал. В нем рассмотрен порядок документального оформления командировки.

Общие положения

Так, командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения на определенный срок.

В свою очередь, не являются командировкой служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в дороге или имеет разъездной характер.

Вопросы, связанные с командировками, регулируются положениями трудового законодательства и локальными актами работодателя.

Как правило, при разработке и утверждении положений, регламентирующих вопросы направления и пребывания в командировке, за основу берутся нормы , несмотря на то что нормы этой Инструкции регламентируют вопросы служебных командировок для работников предприятий, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных средств.

Законодательством установлены ограничения на привлечение к командировкам отдельных категорий работников. Так, запрещается направлять в командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (). Женщины, имеющие детей в возрасте от трех до четырнадцати лет или ребенка-инвалида, направляются в командировку исключительно по их согласию ().

На откомандированного распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он командирован.

Если прибытие или отбытие откомандированного приходится на выходной день, работнику предоставляется другой день отдыха.

Если работник специально командируется для выполнения служебных обязанностей в выходной, праздничный или нерабочий день, работа в эти дни компенсируется по общему правилу, установленному трудовым законодательством.

Срок командировки

Срок командировки определяется работодателем и фиксируется в приказе о направлении в командировку. При этом срок командировки, как по Украине, так и за границу не может превышать максимально установленный.

Так, общая норма командировки в пределах Украины для работников органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, не может превышать 30 календарных дней, кроме случаев, определенных нормами и .

Общая норма командировки за границу для работников предприятий всех форм собственности не может превышать 60 календарных дней, определенных нормами и .

Количество дней командировки определяется с учетом дней отбытия и прибытия (для работников бюджетной сферы это закреплено в ).

Днем отбытия в командировку считается день отправления транспортного средства с места постоянной работы откомандированного, а днем прибытия – соответственно день прибытия транспортного средства. Если станция отправления находится за пределами населенного пункта, где работает откомандированный, в срок командировки включается время, необходимое для проезда до этой станции. Аналогично, с учетом проезда от станции прибытия, определяется день прибытия откомандированного к месту постоянной работы. Для работников бюджетной сферы даты отбытия и прибытия в транспортных билетах должны совпадать с датами отбытия и прибытия, указанными в приказе о направлении в командировку.

Если временная нетрудоспособность наступает в период командировки, то дни нетрудоспособности в срок командировки не включаются. При этом больничные за период временной нетрудоспособности выплачиваются на общих основаниях ().

Заграничные командировки

В целом командировки за границу осуществляются по тем же принципам, что и внутреннеукраинские, за исключением некоторых особенностей.

Вопросы, связанные с командировками за границу, также регулируются положениями трудового законодательства и локальными актами работодателя.

Направление работника в заграничную командировку осуществляется на основании приказа работодателя, который, в свою очередь, составляется после утверждения задания с указанием в нем цели выезда, сроков и условий пребывания за границей, сметы расходов (для работников бюджетной сферы это закреплено в ).

Цель командировки

Как правило, работники направляются в командировку с определенной целью. Эти цели фиксируются в приказе о направлении в командировку. Целью поездки может быть выполнение служебного задания или доверенность работодателя. Например, заключение договора, исследование образцов продукции, которую планируется приобрести, освоение новых технологий или обмен опытом с контрагентами, повышение профессионального уровня, посещение мероприятий, связанных с хозяйственной деятельностью предприятий, приобретение товарно-материальных ценностей и т. д.

Оформление командировки

Направление в командировку оформляется приказом руководителя. Кроме обязательных реквизитов (дата и место составления, подписи и т. п.), в приказе указываются цель поездки, маршрут и срок командировки (например, для работников бюджетной сферы предусмотрен ), установлен размер суточных расходов.

В приказе могут фиксироваться и другие положения. Например, конкретный размер повышенной нормы суточных расходов или, наоборот, ограничение на расходы, проведение или посещение какого-либо мероприятия, дополнительные задания и т. д.

Факт направления в командировку фиксируется соответствующей записью в журнале регистрации командировок. Для работников бюджетной сферы форма журнала приведена в приложении к .

Направленному в командировку работнику выдается аванс ().

Все изменения, связанные с командировкой, оформляются приказом или распоряжением работодателя вне зависимости от того, на какой стадии командировки они происходят.

Каждый из таких приказов, кроме обязательных реквизитов, должен содержать сведения о причинах изменений и о сроках, а также ссылку на первоначальный приказ о командировке.

Также, в зависимости от правил ведения документооборота на предприятии, отмена командировки может быть оформлена приказом, которым первоначальный приказ о направлении в командировку признается утратившим силу.

Как правило, продолжение командировки осуществляется по решению работодателя, принятому после возвращения работника из командировки на основании его объяснений и представления подтверждающих документов.

Возвращение из командировки

Для окончательного расчета работник составляет авансовый отчет (отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет), к которому прилагаются оригиналы документов, подтверждающих понесенные расходы.

В зависимости от целей поездки от работника может понадобиться составление внутренней отчетности. Например, отчета о проведенных переговорах, о посещении конференции, о проведении исследований образцов товара и т. п.

Также о командировке можно узнать из материалов издания "БУХГАЛТЕР&ЗАКОН" .

Согласно п. 1 раздела І Инструкции № 59 служебная командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя органа государственной власти, предприятия, учреждения и организации, полностью или частично содержащихся (финансируемых) за счет бюджетных средств, на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения за пределами места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия). Кроме того, в Инструкции зафиксированы определенные моменты, касающиеся служебных командировок работников предприятий, организаций, учреждений, полностью или частично финансируемых за счет бюджетных средств, в частности:

• при направлении работника в командировку его необходимо обеспечить авансом для осуществления текущих расходов во время командировки (наличными или безналичными денежными средствами с использованием платежных карточек);
• должны быть установлены предельные сроки командировок: не более 30 календарных дней при командировке в пределах Украины и не более 60 календарных дней при командировке за рубеж. Следует отметить, что ранее также необходимо было вести специальный журнал регистрации командировок, но изменениями, внесенными приказом № 694 в Инструкцию № 59, такой документ отменен. Кроме того, согласно внесенным изменениям, если дата на транспортном билете не совпадает с датой прибытия работника из командировки по приказу, то с разрешения руководства предприятия во внимание берется задержка в командировке в выходные или праздничные и нерабочие дни. При этом срок пребывания такого работника вне места работы не должен превышать сроков, приведенных в постановлении № 98 (то есть не более 30 календарных дней при командировках по территории Украины и 60 календарных дней при командировках за рубеж). Следует отметить, что эти требования касаются бюджетных предприятий.

Другим субъектам хозяйствования различных форм собственности следует руководствоваться Налоговым кодексом, КЗоТ, внутренними документами предприятия. Так, в ст. 121 КЗоТ законодательно закреплены следующие гарантии и компенсации работникам при служебных командировках: работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками; работникам, которые направляются в командировки, выплачиваются суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда до места назначения и обратно и расходы по найму жилья согласно законодательству; за откомандированными работниками в течение командировки сохраняется место работы (должность); работникам, которые направляются в командировку, оплата труда осуществляется согласно условиям трудового или коллективного договора, ее размер не может быть меньше среднего заработка.

Разъездной характер работы

Пунктом 2 раздела 1 Инструкции № 59 предусмотрено, что служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в дороге или носит разъездной (передвижной) характер, не считаются командировками. Несмотря на то что действие Инструкции № 59 распространяется на бюджетные предприятия, такой же подход применяется и к хозрасчетным предприятиям. Так, согласно письму № 5/13/116 при определении понятия «разъездной характер работ» необходимо исходить из организации (характера) выполнения (проведения) указанных работ. Такая организация работ предусматривает выполнение работ на объектах, находящихся на значительном расстоянии от места расположения организаций, что связано с поездками в нерабочее время от места нахождения организации (сборного пункта) до места работы на объекте и обратно. Надбавки (доплаты) за разъездной характер работы устанавливаются работникам с целью возмещения расходов, связанных с постоянным их перемещением (или перемещением предприятия), а также оторванностью от постоянного места жительства. Кроме того, такие надбавки могут устанавливаться работникам, работающим на объектах, значительно удаленных от места расположения предприятия, в связи с поездками в нерабочее время от такого места расположения до места работы на объекте и обратно.

Согласно ст. 7 Закона № 3356 вопросы размера доплат за разъездной характер работы необходимо вносить в коллективный договор, как и вопросы организации других выплат (доплат, надбавок, премий и пр.).

Порядок оформления служебных командировок

На хозрасчетных предприятиях порядок оформления служебных командировок регламентируется, как правило, внутренними распорядительными документами. Обычно это происходит следующим образом. Инициирующая сторона — это либо сам откомандированный, либо его непосредственный руководитель (начальник отдела, цеха и т. п.) — составляет служебную записку на имя руководителя предприятия, в которой обосновывает необходимость конкретной служебной командировки. После получения согласия издается приказ (распоряжение) по предприятию о командировке, где указываются фамилия, имя и отчество, должность откомандированного работника, место командировки (населенный пункт, предприятие), ее срок и цель, дополнительные ограничения (например, может устанавливаться максимальная стоимость оплаты за проживание, запрет на проезд в вагонах СВ и т. п.). Кроме того, в приказе целесообразно привести расчет суммы командировочных расходов, которые должны быть выданы откомандированному работнику авансом. Командируемый работник ознакамливается с приказом под роспись, получает задание по командировке и аванс. Что касается выдачи аванса на служебные командировки, необходимо отметить, что прямая обязанность работодателя выдавать его откомандированному работнику перед командировкой. Это установлено для бюджетных организаций (п. 4 Инструкции № 59). Для хозрасчетных предприятий такая норма в действующем законодательстве не установлена, не считая обязанности возмещать понесенные расходы, о чем уже говорилось выше. Вместе с тем с целью обеспечения выполнения производственных заданий, в том числе заданий по командировкам, предприятие имеет право установить обязанность по выдаче аванса перед командировкой. Такую обязанность вполне возможно закрепить внутренним документом, в частности положением о командировках.

Выдача денежных средств и порядок отчетности

Согласно п. 2.11 Положения № 637 выдача наличных на командировку, как и любая другая выдача денег под отчет, осуществляется в соответствии с законодательством Украины. То есть она производится из кассы предприятия по расходным кассовым ордерам (расходным ведомостям) или путем перечисления денежных средств с текущего счета предприятия на банковскую платежную карточку работника. Также зафиксировано, что выдача денежных средств осуществляется только при условии представления подотчетным лицом отчета за ранее полученные под отчет суммы. В настоящее время действуют форма «Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт» (далее — Отчет) и Порядок его заполнения, утвержденные приказом № 845.

В соответствии с пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса форма Отчета устанавливается контролирующим органом. Также в этом подпункте отмечается, что Отчет представляется до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку. При наличии остатка неизрасходованных денежных средств они подлежат возврату в кассу или зачислению на текущий банковский счет предприятия до или при представлении Отчета. Также установлены отдельные сроки в случае, если выдача денежных средств под отчет производилась с использованием банковских платежных карточек, банковских или именных чеков. Если во время служебной командировки наличные получены подотчетным лицом с использованием платежных карточек, то представление Отчета и возврат неиспользованной суммы должны быть осуществлены до завершения третьего банковского дня после окончания командировки (абзац «а» пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса). Если во время служебной командировки подотчетное лицо использовало платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, а срок представления Отчета не превышает 10 банковских дней, предприятие-работодатель при наличии уважительных причин имеет право продлить этот срок до 20 банковских дней (для установления причин расхождений между соответствующими отчетными документами) (абзац «б» пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса).

Ограничения в наличных расчетах

Согласно п. 2.3 Положения № 637 предприятия (предприниматели) имеют право осуществлять расчеты наличными между собой и/или с физическими лицами в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам в пределах сумм расчетов наличными, установленных в соответствии с п. 1 постановления № 210. Следует отметить, что данное ограничение не распространяется на использование денежных средств, выданных на командировку. Это также зафиксировано в п. 2.3 Положения № 637. Если же в период пребывания в командировке подотчетному лицу пришлось израсходовать денежные средства на производственные (хозяйственные) нужды предприятия, ограничение применяется только к сумме таких денежных средств. Следовательно, такая операция может быть осуществлена в пределах 10 000 грн. (предельная сумма наличных расчетов предприятий (предпринимателей) друг с другом, количество предприятий (предпринимателей) при этом не ограничено).

Особенности выдачи денежных средств при служебных командировках за рубеж

В случае служебных командировок за рубеж аванс в иностранной валюте на командировочные расходы, а также на представительские расходы выдается предприятием с текущего счета, открытого в иностранной валюте (п. 2.1 Правил № 200). Согласно п. 2.2 этих Правил выдача осуществляется на основании заявления на выдачу наличных, доверенности представителю предприятия на получение иностранной валюты в кассе банка, а также письма-расчета расходов с указанием фамилии, имени и отчества откомандированного (других лиц), выезжающих за рубеж.

Предприятие также имеет право приобретать дорожные чеки на сумму командировочных и представительских расходов, для этого необходимо составить заявление в произвольной форме, а также предоставлять документы, приведенные выше (п. 2.3 Правил № 200).

Если командировка осуществляется на транспортном средстве, которое числится на балансе предприятия (или на арендованном), то такое предприятие имеет право также использовать наличную иностранную валюту с текущих счетов для обеспечения эксплуатационных расходов, связанных с эксплуатацией транспортных средств за рубежом (п. 3.1 Правил № 200). В данном случае в банк необходимо представить следующие документы:

• заявление на выдачу наличных;
• доверенность представителю предприятия на получение иностранной валюты в кассе банка;
• письмо-расчет, где указаны: цель выезда; фамилия, имя и отчество (при наличии) лица, вывозящего наличные для обеспечения эксплуатационных расходов, расчет эксплуатационных расходов, связанных с обслуживанием транспортных средств за рубежом (п. 3.2 Правил № 200).

Необходимо отметить, что операции по приобретению каких-либо товарно-материальных ценностей за наличный расчет в иностранной валюте в период пребывания в командировке за рубежом работник осуществлять не может, поскольку данные операции относятся к торговым. А расчеты в пределах торгового оборота осуществляются только через уполномоченные банки (ст. 7 Декрета № 15-93).

Не использованный после окончания командировки остаток наличной иностранной валюты подлежит зачислению непосредственно на текущий счет в иностранной валюте в течение пяти банковских дней с момента оприходования в кассе предприятия, далее она может быть использована предприятием только на аналогичные цели (то есть командировку и/или эксплуатационные расходы по транспортным средствам за рубежом) или продана (п. 8.4 Правил № 200, п. 11 раздела IІІ Положения № 281). Если же работник — резидент Украины использовал в командировке за рубежом собственные денежные средства, расходы ему возмещаются в гривневом эквиваленте по курсу Нацбанка Украины, действующему на момент выплаты. Исключение составляют работники-нерезиденты, которым по их желанию выплаты могут осуществляться как в иностранной валюте, так и в валюте Украины (п. 2.5 Правил № 200).

Документы, подтверждающие служебные командировки и понесенные расходы

Следует отметить, что приказ № 260, которым была утверждена форма «Посвідчення про відрядження», утратил силу еще в 2011 г. Поэтому предприятия имеют право самостоятельно разрабатывать и использовать формы первичных документов (п. 2.7 Положения № 88). В частности, это может быть удостоверение, содержащее реквизиты задания на командировку из приказа. Также можно использовать отдельно бланк с отметками о прибытии и убытии. Такие отметки, заверенные подписями и печатями в местах командировки, позволят определить фактический срок пребывания в командировке. Кроме этих документов как подтверждающие могут быть гостиничные счета, транспортные билеты, другие документы, подтверждающие понесенные расходы, а также время пребывания в командировке. Например, для водителей и экспедиторов это могут быть товарно-транспортные накладные с отметками о получении товара, путевой лист грузового автомобиля (при его наличии) — в настоящее время данная форма не является обязательной, но предприятия имеют право ее применять.

Сумма суточных определяется следующим образом:

• при командировке в пределах Украины и в страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы, — согласно приказу по предприятию о командировке и соответствующему первичному документу;
• при командировках в страны, въезд на территорию которых осуществляется при наличии визы, — согласно приказу о командировке и отметкам уполномоченного лица Госпогранслужбы Украины в загранпаспорте или заменяющем его документе. При отсутствии соответствующих подтверждающих документов или отметок Госпогранслужбы Украины сумма суточных включается в объект обложения НДФЛ.

Бухгалтерский учет расходов на служебные командировки

В соответствии с положениями ПБУ 16 расходы на оплату служебных командировок являются расходами отчетного периода и в зависимости от принадлежности работника к соответствующему подразделению предприятия могут быть включены в состав следующих расходов:

• себестоимости реализованной продукции (работ, услуг) как другие прямые расходы, которые можно отнести к конкретному объекту расходов (пункты 11, 14 ПБУ 16), если откомандированными работниками являются, например, наладчики оборудования при предоставлении услуг непосредственно на объекте, строители при выполнении строительно-монтажных работ и пр.;
• общепроизводственных при командировках персонала участков, цехов (п. 15.1 ПБУ 16);
• административных, если откомандированные работники задействованы в управлении и обслуживании предприятия (п. 18 ПБУ 16);
• расходов на сбыт, если командируются работники, занятые сбытом (п. 19 ПБУ 16).

Для учета расчетов с подотчетными лицами, в том числе по расходам на служебные командировки, Инструкцией № 291 предусмотрен субсчет 372 «Расчеты с подотчетными лицами». По Дт субсчета 372 отражаются выдача денежных средств под отчет и/или возмещение понесенных расходов, по Кт — данные согласно утвержденным авансовым отчетам, а также возврат денежных средств в кассу предприятия и/или удержание из заработной платы. Основными корреспонденциями счетов при отражении понесенных расходов в связи со служебными командировками являются:

• Дт субсчета 372 — Кт субсчетов 301 (311) — при выдаче денежных средств в гривнях под отчет и/или возмещении понесенных расходов;
• Дт субсчета 372 — Кт субсчетов 302 (312) — при выдаче денежных средств в иностранной валюте под отчет;
• Дт счетов 23, 91, 92, 93 — Кт субсчета 372 — отражаются понесенные расходы (суточные, проезд, проживание, страховка и пр.) в составе расходов отчетного периода;
• Дт субсчетов 203, 205, 207, 209 — Кт субсчета 372 — отражается приобретение запасов для хозяйственных нужд в период командировки;
• Дт субсчета 641/НДС — Кт субсчета 372 — отражаются суммы НДС по понесенным расходам;
• Дт субсчета 661 — Кт субсчета 372 — удержание неиспользованных денежных средств из заработной платы.

Налоговый учет расходов на служебные командировки

Налог на доходы физических лиц

Следует отметить, что субъекты хозяйствования, не финансируемые за счет бюджетных средств, могут самостоятельно устанавливать размеры суточных расходов. О таком решении необходимо указать во внутренних документах (коллективном договоре, Положении о командировке) или приказе о командировках. Но при этом следует помнить, что для целей налогового учета суммы суточных, превышающие нормы, установленные пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса, являются объектом обложения НДФЛ.

Не включаются в объект обложения НДФЛ суточные расходы в следующих размерах:

• при командировках в пределах территории Украины — не более 0,2 минимальной заработной платы, установленной на 1 января отчетного года, за каждый календарный день командировки;
• при командировках за рубеж — не более 0,75 минимальной заработной платы.

Напомним, что по состоянию на 01.01.2015 г. минимальная заработная плата установлена в размере 1218 грн. Следовательно, максимальный размер суточных по территории Украины в настоящее время составляет 243,60 грн. (1218 × 0,2), при командировках за рубеж — 913,50 грн. (1218 × 0,75).

В абзаце «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса приведен перечень расходов, связанных со служебными командировками, суммы по которым не являются доходами, и следовательно, объектом обложения НДФЛ. К ним относятся: расходы на проезд (в том числе на бронирование транспортных билетов и перевозку багажа) к месту командировки и обратно, а также по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте); оплата стоимости проживания в гостиницах (мотелях) и расходы на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, белья, обуви), расходы на наем других жилых помещений; оплата телефонных переговоров; оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (выезд); расходы на обязательное страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе налоги и сборы, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.

Причем все перечисленные расходы не являются объектом обложения НДФЛ только при наличии соответствующих подтверждающих документов:

• транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об оплате по всем видам транспорта (в том числе чартерных рейсов);
• счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию (в том числе бронированию мест), страховых полисов и т. д. Отдельно выделены командировочные расходы, не подтвержденные документально: к ним относятся расходы на питание и финансирование других личных нужд (суточные расходы).

Согласно пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Налогового кодекса в состав налогооблагаемого дохода включается также сумма излишне израсходованных денежных средств, полученных на командировку и не возвращенных в установленные сроки. И размер, и сроки установлены в п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса.

Если говорить конкретно, то в состав налогооблагаемого дохода включаются сумы излишне израсходованных и не возвращенных в срок денежных средств, а также следующие выплаты: суточные в части превышения установленных максимальных размеров (243,60 грн., 913,50 грн.); суточные в полном размере в случае отсутствия соответствующих первичных документов и отметок Госпогранслужбы Украины; расходы на проезд, проживание, телефонные переговоры, оформление загранпаспортов и другие расходы, понесенные в связи со служебной командировкой, при отсутствии подтверждающих первичных документов.

Базу обложения НДФЛ в случае излишне израсходованных денежных средств, выданных на командировку и несвоевременно возвращенных предприятию, согласно п. 164.5 ст. 164 Налогового кодекса необходимо увеличить на натуральный коэффициент 1,176471 при ставке НДФЛ 15% и 1,25 при ставке НДФЛ 20%. В отчете по форме № 1ДФ, утвержденной приказом № 4, такой доход и НДФЛ по нему отражаются с присвоением кода 118 «Кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт, у тому числі надміру витрачені та не повернуті у встановлені законодавством строки (підпункт 164.2.11 пункту 164.2 статті 164 та підпункт 165.1.11 пункту 165.1 статті 165 розділу IV Кодексу)». Что касается срока перечисления НДФЛ в бюджет, то здесь необходимо руководствоваться пп. 168.1.4 п. 168.1 ст. 168 Налогового кодекса, которым предусмотрено, что при начислении (выплате) дохода в неденежной форме или выплачиваемого из кассы в наличной форме НДФЛ уплачивается в бюджет в течение следующего после такого начисления (выплаты) банковского дня. В данном случае — в течение следующего банковского дня после утверждения авансового отчета.

Военный сбор

В соответствии с пп. 1.1 п. 16 1 подраздела 10 раздела XX Налогового кодекса плательщиками военного сбора являются лица, определенные п. 162.1 ст. 162 этого Кодекса, в частности физические лица — резиденты, получающие доходы из источника их происхождения в Украине.

Налоговый агент, начисляющий (выплачивающий) налогооблагаемый доход в пользу плательщика, обязан удерживать сбор из суммы такого дохода за его счет, используя ставку сбора 1,5% (пп. 168.1.1 п. 168.1 ст. 168 Налогового кодекса).

Как уже отмечалось выше, учреждения и организации, которые не финансируются за счет бюджетных средств, могут устанавливать размер суточных на свое усмотрение. При этом сумму, которая превышает максимальный размер суточных по территории Украины (243,60 грн.) и за рубеж (913,50 грн.), следует рассматривать как другие (компенсационные) выплаты, которые начисляются (выплачиваются, предоставляются) плательщику в связи с трудовыми отношениями. Такие выплаты подлежат обложению военным сбором. Следовательно, сумма, на которую увеличен размер суточных командировочных расходов сверх установленных норм на основании решения руководства, подлежит обложению военным сбором на общих основаниях.

Кроме того, обложению военным сбором подлежит и сумма излишне израсходованных денежных средств, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, размер которой исчисляется в соответствии с п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса (пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Кодекса). Таким образом, сумма излишне израсходованных денежных средств, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, подлежит обложению военным сбором.

Единый социальный взнос

База начисления ЕСВ определена в ст. 7 Закона № 2464, согласно которой, в частности, ЕСВ облагается сумма начисленной заработной платы по видам выплат, которые включают основную и дополнительную заработную плату, другие поощрительные и компенсационные выплаты, в том числе в натуральной форме. Следует отметить, что полный перечень выплат, которые относятся или не относятся к фонду оплаты труда, определен в Инструкции № 5. В соответствии с этой Инструкцией командировочные расходы, в том числе суточные (в полном объеме), к фонду оплаты труда не относятся (п. 3.15 Инструкции № 5).

Кроме того, вопрос необходимости начисления и удержания ЕСВ по суммам расходов на служебные командировки урегулирован Перечнем № 1170, согласно которому суточные в полном объеме, расходы на проезд, наем жилья относятся к таким выплатам, на которые ЕСВ не начисляется (п. 6 раздела I Перечня № 1170).

Налог на прибыль

Начиная с 01.01.2015 г. согласно изменениям, внесенным Законом № 71 в Налоговый кодекс, объектом налогообложения является прибыль, которая определяется корректировкой финансового результата, рассчитанного в финансовой отчетности в соответствии с ПБУ или МСФО, на налоговые разницы (пп. 134.1.1 п. 134.1 ст. 134 Налогового кодекса). Какие-либо корректировки финансового результата, связанные с осуществлением служебных командировок, Налоговым кодексом не предусмотрены. Следовательно, при формировании финансового результата в расходы включается вся сумма командировочных расходов, отраженная в бухгалтерском учете. Это значит, что при расчете объекта обложения налогом на прибыль сумма суточных включается в расходы предприятия согласно данным бухгалтерского учета без ограничений.

Порядок отражения в учете расходов, связанных со служебными командировками, рассмотрим на условных примерах.

Пример 1. Работник отдела сбыта ООО «Строймашкомплект» (г. Полтава) — менеджер по сбыту Приходько В. Д. откомандирован согласно приказу по предприятию в г. Ривне с целью заключения договоров на отгрузку продукции. Перед командировкой 31.07.2015 г. откомандированному был выдан аванс на командировочные расходы в размере 10 000 грн.

Согласно приказу срок командировки составил 12 календарных дней, с 3 по 14 августа 2015 г., что соответствует данным проездных билетов и гостиничных счетов. В соответствии с представленным 17.08.2015 г. авансовым отчетом расходы на проживание составили 2250 грн., в том числе НДС 20% — 375 грн., что подтверждено гостиничными счетами и чеками РРО. Расходы на проезд составили 540 грн., в том числе НДС 20% — 90 грн. Суточные за время командировки — 6000 грн. (500 × 12) (согласно приказу директора суточные выплачиваются в размере от 400 до 600 грн. в зависимости от категории персонала). Остаток неизрасходованных денежных средств в сумме 1210 грн. возвращен в кассу 17.08.2015 г.

Учитывая, что суточные выплачиваются в размере большем, чем это предусмотрено п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса, сумма, выплаченная сверх таких размеров, является базой для начисления НДФЛ и военного сбора. Согласно условиям примера базой обложения является сумма 3076,80 грн. ((500 — 243,60) × 12). Соответственно, сумма НДФЛ составляет 542,96 грн. (3076,80 × 1,176471 × 15%), военного сбора — 46,15 грн. (3076,80 × 1,5%).

Отражение операций в учете предприятия представлено в табл. 1.

Таблица 1

Пример 2. ООО «Ритейл Фреш» (г. Киев) направило 29.07.2015 г. сроком на 8 дней (по 05.08.2015 г.) в командировку в Японию заместителя директора Жмуренко В. И. Перед командировкой, 28.07.2015 г., ему выдан аванс на проезд (перелет) и суточные за два дня в размере 1600 дол. Позднее, 30.07.2015 г., был перечислен аванс в размере 1850 дол.

После возвращения из командировки 06.08.2015 г. был представлен авансовый отчет с подтверждающими документами, в том числе с ксерокопиями страниц загранпаспорта с соответствующими отметками Госпогранслужбы Украины 29.07.2015 г. и 05.08.2015 г. Расходы на перелет составили 1500 дол., на проживание — 1000 дол., суточные за время пребывания в командировке — 800 дол. из расчета 100 дол. за день командировки**, всего по авансовому отчету — 3300 дол. Остаток неиспользован ных денежных средств в сумме 150 дол. (3450 — 3300) возвращен 06.08.2015 г. в кассу предприятия. Официальный курс (условно) Нацбанка Украины по состоянию на 28.07.2015 г. составил 22,06 грн. за 1 дол., на 30.07.2015 г. — 22,07 грн., на 06.08.2015 г. — 21,57 грн.

Отражение операций в учете предприятия представлено в табл. 2.

Таблица 2

*Налоговым кодексом не предусмотрены какие-либо ограничения по включению сумм суточных в состав расходов при формировании финансового результата.
**Положением о командировках, разработанным на предприятии, предусмотрена выплата суточных от 30 до 200 дол. в зависимости от страны командировки.

3. В целях настоящего Положения местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (далее - командирующая организация).

Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

4. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

5. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

(см. текст в предыдущей редакции)

7. Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 г. N 490 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации".

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

(см. текст в предыдущей редакции)

(см. текст в предыдущей редакции)

9. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

11. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации.

(см. текст в предыдущей редакции)

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 настоящего Положения.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым настоящего пункта.

(см. текст в предыдущей редакции)

В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.

12. Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

(см. текст в предыдущей редакции)

13. В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения.

(см. текст в предыдущей редакции)

14. Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, предусмотренных абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения.

(см. текст в предыдущей редакции)

(см. текст в предыдущей редакции)

16. Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом "О валютном регулировании и валютном контроле".

Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения, с учетом особенностей, предусмотренных пунктом 19 настоящего Положения.

(см. текст в предыдущей редакции)

17. За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

А) при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения для командировок в пределах территории Российской Федерации;

(см. текст в предыдущей редакции)

Б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения для командировок на территории иностранных государств.

(см. текст в предыдущей редакции)

18. При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

19. При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).

(см. текст в предыдущей редакции)

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

20. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой в порядке, предусмотренном

Командировки на предприятии — явление довольно частое. Бухгалтеру важно знать, какие документы нужно запросить у командированного работника по возвращении и как безошибочно отразить в учете все понесенные расходы. В 2017 году изменится порядок налогообложения суточных. В данной статье расскажем о грядущих переменах и правилах учета командировок в 2017 году.

Обязательные документы при оформлении командировки

С 2015 года порядок оформления командировок стал значительно проще. Теперь вовсе не обязательно оформлять командировочное удостоверение и служебное задание — эти документы отменены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Однако ряд компаний по-прежнему использует эти документы для контроля. Это не противоречит законодательству, но применение данных форм следует закрепить во внутреннем документе предприятия.

Также в 2015 году стал не обязательным для применения журнал учета командированных работников.

Подробные правила учета командировок и расходов по ним закреплены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Какие же документы нужно оформить в обязательном порядке при направлении работника в служебную командировку? Их всего два:

1. Письменное решение директора (например, приказ).

2. Служебная записка работника, но только при поездке в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте.

Получается, что самый главный документ — это распоряжение руководителя. Служебная записка оформляется лишь при использовании автомобиля либо другого служебного (личного или взятого в аренду) транспорта.

Работник вправе написать служебную записку вне зависимости от способа передвижения до места командировки и обратно. В записке он может указать предполагаемые расходы и предварительно рассчитать необходимую сумму. Порядок составления таких записок обычно также фиксируется в локальных актах фирмы.

Командировочные расходы и отчет по ним

Прежде всего следует отметить, что работник, находясь в командировке, продолжает получать зарплату. Только рассчитывается она исходя из среднего заработка.

Основные командировочные расходы (ст. 168 ТК РФ):

• суточные;
• затраты на проезд;
• проживание;
• прочие обоснованные расходы.

Суточные по-новому

Уже давно в России не существует какого-либо лимита суточных. Коммерческие компании и ИП вправе установить любой размер (ОСНО — пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ, УСН — пп. 13 п 1. 346.16 НК РФ), закрепив это в нормативном локальном акте или в коллективном договоре.

Малые предприятия чаще всего устанавливают суточные для поездок по России в размере 700 рублей. Это связано с тем, что именно такая сума не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Можно установить суточные и в большем размере, тогда с суммы превышения нужно удержать НДФЛ. Для заграничных командировок существует лимит 2 500 рублей — суточные в этих пределах не облагаются НДФЛ.

На данный момент суточные в любом размере не облагаются страховыми взносами. То есть не важно, в каком размере выплачиваются суточные — 700 рублей или, может быть, 3 000 рублей в день.

С 01.01.2017 вносятся изменения в НК РФ, согласно которым суточные будут облагаться страховыми взносами в пределах установленных лимитов (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Здесь будет такое же правило, как и при обложении суточных НДФЛ. Значит, суточные сверх лимита (700 рублей либо 2 500 рублей) будут облагаться страховыми взносами.

Например, компания выплачивает суточные в размере 1 000 рублей в день. Работник был в командировке 4 дня. За все дни командировки ему причитается 4 000 рублей суточных. Однако, по норме не облагаются лишь 2 800 рублей (700 рублей х 4 дня). Разница между фактической выплатой и лимитом (4 000 - 2 800 = 1 200) подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Затраты на проезд

Затраты на проезд до места командировки и обратно компенсируются работнику в полном размере, но при условии их документального подтверждения (ст. 264 НК РФ).

Если работник едет на поезде, ему также компенсируют затраты на постельное белье. А стоимость перевозки подтвердит железнодорожный билет.

При авиаперелетах понадобится билет (маршрут-квитанция) и посадочный талон.

При утере документов придется запрашивать справку у перевозчика о подтверждении поездки.

Если работник направился в путь на автомобиле, нужно приложить служебную записку и путевые листы. Кроме того, чтобы подтвердить затраты на топливо, нужно прикрепить к отчету чеки АЗС.

Нередко командированные сотрудники пользуются услугами такси. Такие расходы также можно принять к учету, если поездка была от вокзала (аэропорта) до гостиницы/места командировки или обратно (письма Минфина от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223 и от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

Затраты на проживание

Чаще всего сотрудник во время командировки живет в гостинице. Для принятия расходов нужны подтверждающие проживание документы, выданные гостиницей. Если оплата произведена наличными, нужен кассовый чек или бланк строгой отчетности.

Если для проживания была арендована квартира, нужен договор аренды и копии документов о праве собственности.

Прочие расходы

Находясь в командировке, сотрудник может нести и дополнительные расходы. Например, на телефонные переговоры, представительские расходы, оформление визы, бронирование номера и т.п. Важным условием принятия дополнительных расходов является их производственная необходимость и обязательное наличие подтверждающих документов.

Командированный работник по возращении из поездки должен отчитаться в течение трех рабочих дней за произведенные расходы (приложить документы, вернуть остаток денег) и подписать авансовый отчет.