Программа автотранспорт учет контроль и т д. Программы для бизнеса, офиса и дома - Автотранспорт (Учет, Контроль, Анализ). Роботизированный программный комплекс «ПК АвтоПлан»

Скриншот программы Учет автотранспорта 5.1 PRO

В состав программы входят заготовки следующих отчетов:
- Карточка транспортного средства.
- Личная карточка водителя.
- Акт закрепления транспортного средства за водителем.
- Список закрепления транспортных средств за водителями.
- Суммы денежных расходов.
- Сроки прохождения ТО за следующие 7 дней.
- Сроки окончания страхования транспортных средств за следующие 7 дней.
- Автопарк.

Программа позволит контролировать работу, эксплуатацию транспорта, а также затраты денежных средств, благодаря таким возможностям, как учет ТС, их документов, технических характеристик, контроль своевременной выписки страховых полисов, а также прохождение техосмотров (подсветка колонок определенным цветом). Возможность ведения базы водителей с привязкой к транспортному средству, ведение истории ДТП, ремонтных работ по каждому ТС. Контроль проведения определенных мероприятий по пробегу ТС (замена масла, ГРМ, тормозных колодок, фильтров))), с напоминанием и подсветкой. Получение отчетов по всем данным. Конфигурация легко и быстро настраивается под конкретные требования заказчика.

Основные функции:
Ведение базы транспортных средств
Справочник всех ТС с подробной информацией по ним. Учет комплектации ТС, контроль окончания сроков действия документов на автотранспорт, учет шин и аккумуляторов.

Учет страховых полисов ТС
Контроль своевременной выписки страховых полисов ОСАГО и КАСКО.

Учет ремонтов ТС
Планирование технического обслуживания транспортного средства. Учет и контроль ремонтных работ, как в собственной ремонтной зоне, так и в автосервисах.

Ведение истории ДТП
Учет дорожно-транспортных происшествий, учет и контроль ремонтов после ДТП.

Учет расходов по каждому ТС
Фиксирование и контроль всех расходов на автозапчасти, инструменты, бензин и прочее.

Учет водителей
Учет контактных данных водителей, оформление и учет договоров найма и передачи автомобилей, контроль сроков действия документов – медицинские справки, водительские удостоверения.

Подготовка разнообразных аналитических отчетов по всем данным
Минимизация ошибок ввода, уменьшение времени на обработку заявки

Мероприятия по пробегу ТС
Задания проведений конкретных мероприятий по пробегу ТС (замена масла, ГРМ))), с напоминанием и подсветкой записей определенным цветом.

Преимущества данной программы:

Гибкая структура базы данных: Вы можете создавать новые таблицы и поля в них (хранимые и вычисляемые), задавать ниспадающие списки, назначать подчиненные таблицы, создавать представления и отчеты и многое другое. Система настраивается на любую предметную область без специальных знаний.

Генерация офисных документов с данными из БД по шаблонам: Вы можете создавать шаблоны документов Word, Excel форматов со статическим текстом, картинками, а также c закладками, в которые будут подставляться актуальные данные из БД при генерации документа.

Хранение картинок и файлов в БД и ссылок на документы различных форматов:
К каждой записи таблицы могут быть привязаны картинки или файлы, хранящиеся в самой БД, а также ссылки на файлы, хранящиеся где-то на файловом сервере, при этом вся необходимая информация будет находиться в БД для удобства поиска, фильтрации и классификации документов.

Удобный и гибко настраиваемый пользовательский интерфейс: Вы можете сортировать, фильтровать, искать записи по любому полю, менять порядок следования и ширину полей, высоту строк, задавать правила цветовыделения строк, ячеек, формулы для подсчета итогов, строить дерево по заданным полям. Вносить записи можно как прямо в таблице (стиль Excel), так и через отдельную форму, которая гибко настраивается.

Фильтры, сортировка: Максимально гибкие условия фильтрации данных, много предустановленных значений ("начинается с", "содержит", "сегодня", "вчера"... Различные наборы фильтров можно сохранять в файлах для повторного использования.

Вычисляемые поля, представления: Возможность задавать формулы для вычисляемых полей (в том числе и выражения SQL) и построения таблиц-представлений, выводящих поля из разных таблиц и вычисляемые поля.

Напоминания по различным условиям: Вы можете задавать правила напоминаний, по которым будет показываться форма с напоминанием тому или иному пользователю.

Сетевой и многопользовательский режим: При использовании многопользовательского режима права доступа гибко настраиваются для каждого пользователя по следующим параметрам: видимость и доступность пунктов меню, основных вкладок, таблиц, полей и записей для просмотра и изменения.

Импорт и экспорт данных: Поддерживается импорт табличных данных из Excel, Access файлов. Экспорт возможен в Word, Excel, HTML.

Стандартная СУБД Microsoft Access: Никаких "черных ящиков". У нас стандартный формат хранения данных - MS Access Данная СУБД обладают высокой надежностью, является признанным стандартом и лидером в своем классе. Это дает преимущество по сравнению с закрытыми форматами: возможность администрирования, доработки, оптимизации, интеграции с другими системами...

Учет затрат по эксплуатации и содержанию автотранспорта ведут на субсчете 4 "Автомобильный транспорт" счета 23. На данном субсчете учитывают затраты по грузовому, легковому, пассажирскому автотранспорту и автомашинам специального назначения. Затраты учитывают по следующим статьям:

1. "Оплата труда с отчислениями на социальные нужды";

3. "Работы и услуги";

4. "Организация производства и управление";

5. " Прочие затраты ".

В статье "Оплата труда с отчислениями на социальные нужды" учитывают суммы оплаты труда шоферов, других работников, обслуживающих автотранспорт, а также суммы начисленного резерва на отпуска. По этой же статье отражают отчисления в пенсионный фонд, на социальное и медицинское страхование работников, занятых на эксплуатации и обслуживании автотранспорта.

Следует иметь в виду, что оплата труда грузчиков в затраты по автотранспорту не включается. Эти суммы списывают непосредственно на счета, на которые относятся услуги автотранспорта (счета учета материалов, затрат на производство, продажи продукции и т. п.).

В составе данной статьи учитывают также расходы, связанные с восстановлением износа автомобильных шин. Сюда списывают расходы по вулканизации авторезины, наложению про­тектора и прочим работам по ее ремонту и восстановлению. На эту же статью списывают стоимость авторезины при замене из­носившейся записью со счета 10 "Материалы", субсчет 5 "Запасные части".

На эту же статью относят стоимость израсходованных на работу автотранспорта нефтепродуктов (бензин, дизельное топливо и т. д.). Расход их отражают по фактической себестоимости приобретения.

По статье "Работы и услуги" учитывают выполненные для автотранспорта работы и услуги других вспомогательных производств, а также сторонних организаций.

Статья "Организация производства и управление" выделена для учета затрат по содержанию цехового персонала гаража и других общегаражных расходов, которые предварительно на­капливаются постатейно.

По статье "Прочие затраты" учитывают списание мелкого инвентаря, спецодежды, спецобуви, другие расходы, не вошедшие в предыдущие статьи

Особенности оформления и учета расходов:

1. Приобретение автотранспортных средств.

Договор купли-продажи, вклад в уставный капитал, договор дарения и договор мены.

Порядок документального оформления.

Регистрация в ГИБДД.

Постановка на учет в налоговых органах.

Формирование первоначальной стоимости в бухгалтерском и налоговом учете.

Вычет «входного» НДС.

2. Амортизация автомобиля для целей налогового и бухгалтерского учета.

Амортизационная премия.

Определение срока полезного использования.

Способы начисления амортизации в бухгалтерском и налоговом учете.

Переоценка.

3. Выбытие автотранспортных средств.

Продажа, безвозмездная передача, по договору мены, в виде вклада в уставной капитал другого предприятия.

Оценка автомобиля при списании.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании недоамортизированного автомобиля?

Оприходование узлов, запчастей и материалов при ликвидации автомобиля.

4. Расходы на содержание автотранспортных средств.

Обязательное и добровольное страхование автотранспорта.

Техосмотры.

Расходы на ремонт и техническое обслуживание. Создание резерва на ремонт автотранспорта.

Модернизация и дооборудование транспортных средств. Амортизация после модернизации.

Учет автомобильных шин. Учет сигнализации. Запчасти - особенности списания.

Учет ГСМ. Определение норм расхода топлива и учет списания топлива. Путевые листы.

Расходы на парковку и стоянку автомобиля.

Транспортный налог. Налог на имущество.

5. Использование автотранспортных средств третьих лиц.

Использование в работе автомобиля сотрудника. Компенсация за использование личных автомобилей для служебных целей: документальное оформление, нормирование в целях расчета налога на прибыль.

6. Особенности труда водителей.

Рабочее время и время отдыха водителей.

Оплата труда водителей.

Компенсация расходов, связанных со служебными поездками.

Учет спецодежды для водителей.

Аналитический учет автотранспортных средств так же, как и прочих основных средств, ведется по классификационным группам.

Внутри группы основных средств ведется еще более детализированный аналитический учет.

по инвентарным объектам с помощью инвентарных карточек (форма № ОС-6);

по месту эксплуатации объектов у лиц, ответственных за их сохранность, с помощью инвентарного списка (форма № ОС-9).

Для учета и контроля движения автотранспортного средства ему присваивается уникальный инвентарный номер. Инвентарные номера обязательно указываются во всех первичных документах, которыми оформляется движение автотранспортных средств на предприятии, а также в регистрах аналитического учета. Инвентарный номер, присвоенный объекту, будет сохраняться за ним все время, пока объект будет находиться на предприятии. Инвентарные номера выбывших по различным причинам автотранспортных средств - проданных, списанных в результате аварии или полного износа - не присваиваются другим автотранспортным средствам, поступившим на предприятие. Инвентарный номер для целей учета и контроля за сохранностью наносится на автотранспортные средства. Инвентарным объектом транспортных средств считается отдельный автомобиль, прицеп или полуприцеп с относящимися к нему приспособлениями - запасным колесом, набором инструментов и т.п.

Основным первичным документом по автотранспорту является путевой лист грузового автомобиля, в котором отражают объем выполненных автомобилем работ, расход нефтепродуктов и сумму начисленной оплаты труда, а также в отдельном разделе отражают результаты работы автомобиля.

Данные из путевых листов переносят в накопительную ведомость учета затрат (ф. № 301-АПК). На каждую автомашину и шофера открыт отдельный бланк, где записывают все основные реквизиты из путевых листов в хронологической последовательности: часы в наряде с расшифровкой (в движении, в простое, под погрузкой), число ездок с грузом, пробег, перевезено грузов, сделано тонно-километров по направлениям перевозок.

В конце месяца в накопительной ведомости подводят итоги затрат и выполненной работы автотранспорта, при необходимости составляют сводную ведомость (по той же форме), а затем лицевой счет (производственный отчет) подразделения (по автотранспорту), в котором отражают постатейно (с набором по корреспондирующим счетам) затраты автотранспорта. Записи делают с разбивкой: грузовой автотранспорт, легковой, машины специального назначения, пассажирский автотранспорт, ремонт и замена авторезины, цеховые расходы. В конце месяца цеховые расходы, а также расходы на ремонт и замену авторезины относят комплексными статьями в затраты автотранспорта.

Распределение цеховых расходов межу грузовым, легковым и пассажирским автотранспортом производят пропорционально машино-дням работы. В лицевом счете (производственном отчете) также учитывают объем выполненных автотранспортом работ в тонно-километрах и оценке по плановой себестоимости их по грузовому автотранспорту и в километрах пробега и их плановой себестоимости по пассажирскому транспорту. Плановая себестоимость работ грузового автотранспорта в конце года доводится до фактической.

В приложении к лицевому счету (производственному отчету) отражают распределение затрат автотранспорта по потребителям услуг. По грузовому автотранспорту это распределение делают пропорционально выполненному объему работ в тонно-километрах; по пассажирскому транспорту и машинам специального назначения пропорционально количеству машино-дней работы.

Данные лицевого счета (производственного отчета) являются основанием для записей в журнал-ордер № 10. При рассредоточении автотранспорта в подразделениях хозяйства из лицевых счетов (производственных отчетов) подразделений данные переносят в сводный лицевой счет (производственный отчет) по автотранспорту хозяйства в целом.

Единица исчисления себестоимости по грузовому автотранспорту является 10 тонно-километра. Фактическая себестоимость 10 тонно-километра определяется в конце года делением общей суммы затрат по содержанию автотранспорта за исключением стоимости работ по перевозке людей и работ специальных машин, а также стоимость оприходованных ценностей (отработанных масел, изношенной авторезины) на количество выполненных тонно-километров.

После составления расчета себестоимости услуг автотранс­порта и определения фактической себестоимости тонно-километра плановая себестоимость перевозок, по которой учитыва­лись выполненные работы в течение года на счетах затрат, дово­дится до фактической путем дополнительной записи (если вы­явлен перерасход) или сторнировочной записи (при экономии).

При организации учета затрат по автотранспорту при большом парке автомобилей к субсчету 4 целесообразно открывать следующие аналитические счета:

23-4-1 «грузовой автотранспорт»;

23-4-2 «пассажирский транспорт»;

23-4-3 «легковой автотранспорт»;

23-4-4 «специальные автомашины»;

23-4-5 «общепроизводственные расходы».

При небольшом парке автомобилей по автотранспорту открывается один аналитический счет по названию субсчета, при этом затраты учитываются по номенклатуре статей затрат без статьи «Общепроизводственные расходы

Основные расходы организации на содержание служебного автотранспорта:

материальные (топливо, смазочные материалы);

ремонт автотранспорта.

Для целей бухгалтерского учета расходы на приобретение топлива и смазочных материалов для служебного автотранспорта относятся к расходам по обычным видам деятельности (ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Топливо и смазочные материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости по дебету счета 10 «Материалы» (субсчет 10-3 «Топливо») в корреспонденции со счетами учета расчетов (счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.).

Приведем типовые бухгалтерские проводки по операциям на содержание служебного автотранспорта:

Дт10-3 - Кт60 - Отражена стоимость приобретенных ГСМ согласно расчетным документам поставщика (без учета НДС)

Дт19-3 - Кт60 - Отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком ГСМ

Дт60 - Кт51 - Произведена оплата поставщику

Дт68-1- Кт19.3 - Предъявлена к вычету сумма НДС, уплаченная по принятому к учету топливу

Дт20, 26, 44 - Кт10-3 - Списано топливо на производственные или управленческие нужды согласно данным путевых листов.

В бухгалтерском учете при ремонте автотранспорта в сторонней организации делаются следующие проводки:

Дт 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы", Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - отнесены затраты на ремонт в прочие расходы;

Дт 19 "НДС по приобретенным ценностям" Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - отражен НДС по ремонту автомобиля;

Дт 68 "Расчеты по налогам и сборам" Кт 19 "НДС по приобретенным ценностям" - НДС по ремонту автомобиля принят к вычету;

Дт 60 "Поставщики и подрядчики" Кт 51 "Расчетный счет" - оплачена стоимость ремонта автомобиля.

В случае ремонта автотранспорта, пострадавшего в ДТП собственными силами, организация должна составить дефектную ведомость, в которой указываются повреждения, полученные автотранспортом организации в результате ДТП, определяется перечень запасных частей, требующихся для ремонта. Унифицированной формы дефектной ведомости не существует, поэтому организация должна самостоятельно ее разработать и утвердить в приказе по учетной политике.

В бухгалтерском учете организации при ремонте автотранспорта собственными силами делаются следующие записи:

Дт 10 "Материалы", субсчет "Запасные части", Кт 60 "Поставщики и подрядчики" - приобретены запчасти для ремонта автомобиля;

Дт 19 "НДС по приобретенным ценностям" Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - отражен НДС по приобретенным запасным частям для ремонта автомобиля;

Дт 68 "Расчеты по налогам и сборам" Кт 19 "НДС по приобретенным ценностям" - НДС по приобретенным запчастям принят к вычету;

Дт 23 "Вспомогательные производства", субсчет "Ремонтный цех", Кт 10 "Материалы", субсчет "Запасные части", - отпущены запасные части на ремонт автомобиля;

Дт 23 "Вспомогательные производства", субсчет "Ремонтный цех", Кт 70 - начислена заработная плата рабочим, выполнявшим ремонт автомобиля;

Дт 23 "Вспомогательные производства", субсчет "Ремонтный цех", Кт 69 - начислены страховые взносы на заработную плату по ремонту автомобиля;

Дт 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы", Кт 23 "Вспомогательные производства", субсчет "Ремонтный цех", - списаны накопленные затраты по ремонту автомобиля после ДТП в прочие расходы

Путевой лист легкового автомобиля(форма N 3) (ПРИЛОЖЕНИЕ 2.9.1)

Является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.

Выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Путевой лист специального автомобиля(форма N 3 спец.) (ПРИЛОЖЕНИЕ 2.8.2)

Является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю.

Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна только на один день (смену). Выписывается в одном экземпляре диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.

Отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит спецавтомобиль, и служат основанием для предъявления счета заказчику.

Путевой лист грузового автомобиля(форма N 4-с) (ПРИЛОЖЕНИЕ 2.8.3), Путевой лист грузового автомобиля(форма N 4-п)

Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.

Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией - владельцем автотранспорта счета заказчику.

Товарно-транспортная накладная(форма N 1-Т) (ПРИЛОЖЕНИЕ 2.8.4)

Предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

1. Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей.

2. Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Программа "Автотранспорт" предназначена для ведения учета транспортных средств, персонала, денежных расходов, планирования сервисного обслуживания, ремонта и оповещения о предстоящих событиях.
Программа рассчитана как на организации, имеющие собственный автопарк, так и на простых автолюбителей.
Программа "Автотранспорт" позволяет систематизировать информацию по заправкам, расходам, приобретенным запчастям и материалам, сервисному обслуживанию и ремонту.
Основные возможности программы:
- Учет автотранспорта (включая паспорт транспортного средства).
- Учет списочного состава (с фотографиями) персонала.
- Планирование сервисного обслуживания и ремонтов.
- Учет шин, аккумуляторов.
- Учет расходов топлива, автозапчастей, инструмента…
- Учет документов, хранение файлов в единой базе данных.
- Напоминания о запланированных событиях.
- Интеграция с системой спутникового мониторинга ГЛОНАСС / GPS - возможность получения пробега ТС из системы мониторинга на базе оборудования Wialon, Omnicomm, AutoGRAPH. Импорт пробега ТС с отчетов формата MS Excel.
- Рассылка уведомлений на электронную почту. Создаваемые в программе уведомления могут дополнительно направляться на электронную почту сотрудников.
- Получение почтовых сообщений по заданным правилам. Данную возможность можно применить к примеру для получения информации о штрафах ГИБДД (за каждым штрафом закрепляется водитель или транспортное средство для последующего контроля и учета).
- Формирование отчетов и диаграмм.
- Многопользовательский режим работы.

Программа "Автотранспорт" подходит:
- Для компаний имеющих автопарк и желающих вести удобный и простой учет транспортных средств, персонала и быть в курсе предстоящих событий.
- Для автолюбителей желающих контролировать события по сервисному обслуживанию, а также расходов на содержание автомобиля.

Программа состоит из следующих модулей:
Модуль «Транспорт»
В данном модуле содержится вся информация о транспортных средствах (ТС), времени прохождения техобслуживании, продления страховок, выполнения определенных мероприятий контролируемых по пробегу ТС, о всех прочих расходах на ТС.

Модуль «Персонал»
В данном модуле содержится вся информация о сотрудниках, о закреплении за водителями ТС, предупредительной работе с персоналом, медицинских осмотрах, ДТП, о нарушенных правилах, денежных расходов.

Модуль «Календарь»
Является календарем и средством создания расписаний, событий. Имеется возможность просмотра сведений для дней, недель, месяцев и года. Записи добавляются в календарь так же, как и в бумажный органайзер: щелкните любой интервал времени и введите сведения. Новые градиентные цвета позволяют быстро найти текущее число и время. Текущее время отображается только в режимах просмотра День и Рабочая неделя. Для напоминания о встречах, собраниях и событиях можно использовать звуковые сигналы и сообщения, а для быстрого распознавания элементов можно изменять их цвет.

Модуль «Путевые листы»
Данный модуль предназначен для автоматизации выпуска первичной документации (путевых листов легковых и грузовых автомобилей) и формирование сводных выходных форм по показателям, введенным в путевых листах.
Основные возможности данного модуля:
Добавление неограниченного количества путевых листов.
Автоматическое заполнение полей остатков топлива на выезде, спидометра выезда данными предыдущего листа.
Корректировка выданных путевых листов.
Довод путевых листов по возвращению путевого листа в автопредприятие.
Отчеты по расходу ГСМ за любой период.
Учет заданий для водителей.
Печать путевых листов легковых автомобилей по форме Ф-3 (для организаций) или по форме ПГ-1 (для предпринимателей).
Печать путевых листов грузовых автомобилей по форме 4-П или по форме 4-С, реестра путевых листов и сводной ведомости расхода горючего. Бланки путевых листов автоматически заполняются и выводятся в формате MS Excel, свободны для редактирования.

Для наглядности в подчиненных таблицах в зависимости от текущей даты или пробега ТС подсвечиваются записи.
Контроль проводится по следующим полям:
Модуль «Транспорт»:
- таблица «Техобслуживания»: поле «Дата проведения ТО»;
- таблица «Страховки»: поле «Дата окончания»;
- таблица «Контроль мероприятий»: поле «Пробег для выполнения… (км)».

Модуль «Персонал»:
- таблица «Медицина»: поле «Дата окончания…».
В настройках (Меню – Настройки) можно самостоятельно задать подсветку записей в данных подчиненных таблицах.

Модуль «Склад»
Данный модуль предназначен для организации складского учета со следующими функциями: учет товара, поступление, продажа, учет заказов от клиентов, отслеживание остатков, учет расходов денежных средств и т.д.
Модуль состоит из следующих основных вкладок:
Товары - содержится информация о всех товарах Вашей организации: наименование товара, его описание, вид, цена, товарная группа и т.д. Для каждого товара показывается его картинка с фото. С помощью инструмента Фильтр, можно отобрать для показа группу товаров по необходимому для работы признаку.
Поступления - содержит в себе данные по приходу товаров от поставщиков: информацию по документу, его номер, дату, сумму товара, наименование поставщика и т.д. Внизу таблицы подводятся итоги по общей стоимости всех поступивших товаров.
Продажи (Заказы) - содержит в себе информацию по типу продажи, форме оплаты, сумме, наименовании клиента и т.д. При продаже все проданные товары списываются со склада. Внизу таблицы подводятся итоги по общей стоимости продаж.
Состояние склада - содержит в себе наименование товара, товарную группу, количество товара, артикул, последнюю закупочную цену и среднюю закупочную цену. В данной таблице отображаются данные по наличию товаров на складе. Цветом выделяются товары, которые заканчиваются (В настройках (Меню – Настройки) можно самостоятельно задать подсветку записей). Внизу таблицы подводятся итоги по полям Последняя закупочная цена и Средняя закупочная цена.

Форма «Напоминания»
Предназначена для оповещения о проведения следующего технического обслуживания ТС, продления страховки ТС, проведения мероприятий контролируемых по пробегу ТС, дней рождений сотрудников, а также прохождения медицинского осмотра.

Учет автотранспорта востребован организациями и предприятиями с обширным автопарком. Самостоятельное ведение такого учета может сопровождаться ошибками, связанными с внутренними недочетами работы. Постоянные учетные операции отнимают много времени у персонала бухгалтерии и материально ответственных сотрудников. Поэтому целесообразно поручить разовую процедуру или организацию текущего автоматизированного учета профильной компании. В процессе аудиторского учета автотранспорта обрабатываются собранные аналитические данные. Внедрение автоматизированной учетной системы позволяет организовать контроль работы, денежных затрат, эксплуатации транспортных средств.

Что дает предприятию учет работы автотранспорта

Учет работы автотранспорта позволит систематизировать данные о подведомственных единицах автопарка. Учетными параметрами могут выступать такие данные как документы на автомобили, технические характеристики, даты выписки страховых полисов и процедур прохождения техосмотра. Помимо этого, в учетной базе могут содержаться истории проведения ремонтных операций с автомобилями, произошедших ДТП, продажи или сдачи машин в аренду.

Если учет автотранспорта внедряется как постоянный программный инструмент сторонней организацией, то программа выполняет следующие функции:

• ведется база по транспортным средствам с учетом их комплектации и контролем сроков окончания действия транспортных документов;
• учитываются страховые полисы автомобилей с контролем своевременной выписки КАСКО и ОСАГО;
• учитываются проведенные ремонтные операции с планированием текущего техобслуживания на своей территории или в автосервисе;
• ведется история совершенных ДТП и восстановительных ремонтов после аварии;
• фиксируются и контролируются все материальные затраты на ГСМ, инструменты, автозапчасти;
• систематизируются контактные данные водителей с указанием номеров договора найма и контролем срока действия медицинских документов и водительских удостоверений.

Как выполняется услуга учета работы автотранспорта

Все перевозки грузов, пассажиров подразделяются на внутриреспубликанские (городские, пригородные, междугородные) и международные – выполняемые между пунктами, расположенными на территории разных государств.

Для осуществления автомобильных перевозок, как внутриреспубликанских, так и международных, необходимо наличие лицензии на определенный вид перевозок. Автомобильные транспортные средства и деятельность на автомобильном транспорте подлежат сертификации на соответствие требованиям безопасности дорожного движения, безопасности жизни и здоровья граждан, сохранности грузов и имущества граждан, охраны окружающей среды, а также иным установленным требованиям.

Порядок организации перевозок грузов, взаимоотношения грузоотправителей (грузополучателей) и перевозчиков, их права, обязанности и ответственность, а также требования к перевозке отдельных видов грузов установлены «Правилами автомобильных перевозок грузов», утвержденными Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.06.08 № 970, а также Законом Республики Беларусь от 14.08.2007 г. № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках», другими законодательными и нормативными правовыми актами.

Первичными документами, определяющими показатели для учета работы грузовых автотранспортных средств и водителя, а также данные для начисления заработной платы водителю, осуществления расчетов за перевозки грузов и формирования статистической отчетности, являются путевой лист грузового автомобиля и товарно-транспортная накладная на перевозку груза. Без оформления в установленном порядке путевого листа выпуск на линию автотранспортного средства не разрешается.

Путевой лист выдается водителю ежедневно перед выездом из гаража. По окончании рабочего дня водитель возвращает путевой лист диспетчеру.

Путевые листы изготавливаются либо типографским способом, либо распечатываются в организации. Форма бланка путевого листа разрабатывается и утверждается в организации самостоятельно. Бухгалтерия выдает путевые листы непосредственно водителям или работникам отдела эксплуатации под отчет и списывают в расход согласно реестрам, составленным по данным «Журнала учета выдачи путевых листов», в который записывается каждый путевой лист, выданный водителю и контролируется его возврат диспетчеру.

Учет заказов на перевозку грузов ведется в отдельном журнале оперативного учета, в котором заказы регистрируются в порядке поступления от клиентуры. При этом им присваиваются номера, на которые делаются ссылки во всех последующих документах.

На основании заказов на перевозку грузов, путевых листов, товарно-транспортных накладных и других документов, подтверждающих выполнение транспортной работы для клиентуры, выписываются счета на оплату перевозок. Если перевозка не состоялась по вине клиента, то составляется акт о невыполнении заказа.

Учет фактически выполненных объемов перевозок грузов по договорной клиентуре ведется в карточке учета выполнения договора на перевозку груза автотранспортом.

Учет работы грузового автотранспорта ведется в специальных карточках, открываемых на каждый автомобиль. Сводный учет работы автомобилей, выполненного объема перевозок и других показателей ведется в «Сводной ведомости учета работы грузовых автомобилей» на основании карточек учета их работы.

Основным первичным документом по учету использования автомобилей, прицепов и полуприцепов является табель учета работы грузового автотранспорта, который составляется ежедневно. Он используется ежедневно для контроля показателей, отражаемых в карточках учета работы грузовых автомобилей, простоев автомобилей в ремонте и др.

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 июня 2008 г. N 972 «О некоторых вопросах автомобильных перевозок пассажиров» определены порядок допуска и получения разрешений на осуществление автомобильных перевозок пассажиров, порядок разработки и утверждения паспорта маршрута и интервалов движения пассажирского транспорта, порядок оплаты за провоз багажа и ручной клади. Постановление также регламентирует права и обязанности автомобильных перевозчиков, пассажиров и членов экипажа.

Основным первичным документом учета работы автобусов и начисления заработной платы водителям также является путевой лист, который выдается водителю автобуса.

Для учета регулярности движения автобусов применяется «Листок регулярности движения автобуса». Он выписывается в одном экземпляре и вручается водителю вместе с путевым листом. В конечном пункте следования диспетчер или водитель делает отметку в этом листке. По окончании работы водитель сдает листок вместе с путевым листом.

Для учета и контроля выпуска автобусов на маршруты и выполнения основных показателей работы автобусов за сутки применяется «Журнал учета выпуска автобусов на линию».

Кроме обслуживания рейсовых маршрутов предприятия могут заниматься перевозкой пассажиров по разовым заказам предприятий и организаций. Учет работы таких автобусов ведется по данным справок к путевым листам в «Книге учета заказов на автобусы».

Учет работы автобусов осуществляется по данным путевых листов в карточках учета работы автобусов, которые открываются на месяц. Согласно месячным итогам карточек составляется сводная ведомость учета работы автобусов, в которой определяют полученную выручку, расход топлива за месяц, степень использования автобусов и простои с разбивкой по причинам.

Учет работы легковых автомобилей-такси также ведется на основании путевых листов. Работа каждого автомобиля-такси фиксируется в лицевых карточках, которые затем обобщаются в сводной ведомости учета работы легковых автомобилей-такси. В ней отражаются: степень использования автомобилей, простои с разбивкой по причинам, выполнение плана доходов, определяется экономия или перерасход топлива.